Home Office: O desafio de humanizar as relações digitais.

Em tempos de COVID-19, a maior dificuldade enfrentada tem sido a identificação das emoções das pessoas, vez que a interação se restringe à comunicação por meios eletrônicos.

O trabalho em home office exige o desenvolvimento de duas competências pouco exercitadas pelos profissionais, que consistem na percepção do estado emocional das pessoas com quem se comunicam e na capacidade de interação harmoniosa, sem o recurso do contato físico. Tais competências exigem habilidades que não foram desenvolvidas naturalmente, mas que se fazem necessárias em um ambiente de exceção como o de isolamento durante uma Pandemia.

Um escritório 100% digital traz à tona necessidades maiores, relativas ao desenvolvimento de inteligência emocional direcionada ao relacionamento saudável com os colaboradores. O contato verbal e visual reduz o distanciamento físico entre os componentes de uma equipe e precisa estar pautado na humanização das relações digitais. Com o objetivo de humanizar este novo formato de convivência social, que elimina o contato físico, os colaboradores do escritório Montanha Alcântara compartilharam um pouquinho desta nova experiência:

Após a reestruturação tecnológica e a remodelação da cultura organizacional no ano de 2019, implementamos o modelo home office, tornando o nosso escritório 100% digital, o que contribuiu significativamente para a melhoria na gestão do tempo. E estarmos preparados para este modelo de trabalho foi fundamental para a fase de isolamento social, o que não nos demandou adaptação, mas apenas aperfeiçoamento do que já vinha sendo praticado. Temos a certeza de que esta foi a maior e melhor decisão tomada no ano que passou, que contou com a iniciativa, o incentivo, o trabalho, a dedicação e o apoio incondicional das gestoras dos setores administrativo-financeiro, Fabíola, e controladoria, Josikelle. A distância física que nos separa em razão da execução do trabalho em home office não foi capaz de impedir o nosso contato, as nossas reuniões, a troca de ideias, o melhor trabalho a ser desempenhado em equipe, o apoio, a solidariedade, a motivação e, também, momentos de descontração entre nós. Esta nova realidade de trabalho tem nos comprovado, dia a dia, que a verdadeira conexão está no nosso propósito, que nos impulsiona, ainda que distanciados fisicamente, a dar o melhor de nós mesmos para contribuirmos com a transformação de um mundo melhor. Claudia, advogada e sócia.

Adotamos o home office em 2019 no final de um ciclo de inovações que começou pela digitalização dos nossos arquivos físicos e pela eliminação do papel, seguiu com a formatação e implementação da controladoria jurídica, com a adoção de novas ferramentas de gestão e culminou com a mudança de sede e adoção de home office em tempo integral. A mudança demandou adotar o formato digital como padrão, pois todos os documentos passaram a ser eletrônicos, nosso servidor foi para a nuvem, tendo sido necessário compatibilizar hardwares, softwares e internet na casa dos nossos advogados e funcionários. Deu muito trabalho para o administrativo-financeiro e para a controladoria jurídica, mas valeu à pena e hoje, olhando para trás, é possível constatar que fizemos tudo no momento certo. Graças ao esforço que fizemos lá atrás, não sofremos impacto significativo no desenvolvimento de nossas atividades durante a pandemia. E durante a pandemia não paramos de inovar, já que conseguimos operacionalizar o nosso primeiro processo seletivo integralmente remoto, o que nos mostrou que as possibilidades de reorganização de nossas atividades são ilimitadas. A Pandemia e a necessidade de isolamento aceleraram a questão relativa à evolução do escritório para o modelo exclusivamente digital. A parte boa deste período de isolamento é que estamos tendo a oportunidade de experimentar como funciona a manutenção dos relacionamentos à distância, que tem suas peculiaridades e depende de competências a serem desenvolvidas pela equipe. Os clientes em sua integralidade têm dado preferência ao atendimento remoto, por videoconferência, e até mesmo as assembleias agora podem ser virtuais. Todas essas experiências, nossas e de nossos clientes, serão importantes para a adequação constante do nosso modelo de negócio. Adriana, advogada e sócia.

Sociedades e empresas funcionam como um organismo vivo, onde cada colaborador contribui ativamente para que seja alcançado o objetivo final. Com escritórios de advocacia, não é diferente. O isolamento, em decorrência da quarentena, por conta do contágio da COVID-19, traz diferentes desafios para cada indivíduo, sejam eles físicos, em decorrência da alteração das condições dos locais de trabalho, ou psicológicos, em razão das mudanças de convívio social. As medidas de precaução vêm exigindo do profissional que trabalha à distância maior disciplina, foco e organização na sua rotina, e maior compreensão e apoio dos familiares. O aperfeiçoamento da comunicação é um dos principais mecanismos e pilares para se atingir o êxito, o bem-estar geral, seja na vida pessoal quanto no ambiente de trabalho, virtual ou não. Trabalhar on-line alocado em um espaço físico doméstico requer dedicação diária. A meditação e o respeito aos limites pessoais dão suporte para enfrentar as mudanças trazidas pela decretação da situação de emergência e alcançar as expectativas no tocante ao cumprimento das responsabilidades internas e perante os nossos clientes. Maria Clara, advogada.

O escritório já havia alterado seu modelo de trabalho desde o ano de 2019, se tornando o primeiro no Paraná a implementar o home office. A rotina do trabalho à distância com o auxílio da estrutura tecnológica online disponibilizada pelo escritório, que inclui, dentre outros, plataforma de gestão e ferramentas para comunicação interna e atendimento dos clientes, se mostrou extremamente significativa com o isolamento social. O trabalho árduo e estratégico dos nossos departamentos de controladoria e administrativo-financeiro reduziu ao mínimo o impacto na rotina dos colaboradores por conta do isolamento causado pela pandemia da COVID-19, proporcionando segurança e plena continuidade na prestação dos serviços aos nossos clientes. Annie, advogada.

O home office, mesmo em situações não excepcionais, exige o aprimoramento na comunicação interna de qualquer empresa, para que as dúvidas e debates antes formulados durante um café possam ser igualmente realizados à distância. A equipe do escritório possui este senso de conexão e suporte, estando sempre disposta a se manter conectada, seja por vídeo, ligação ou mensagem. Durante a pandemia de COVID-19, a utilização da tecnologia dentro do escritório não está sendo restrita à comunicação profissional, mas também, como um "canal de escape" do isolamento social: chamadas de vídeo, por exemplo, vêm sendo usadas para a certificação de que todos estão lidando bem com suas rotinas e enfrentando a quarentena com a calma necessária. Thais, trainee.

No início, o trabalho em home office pareceu desafiador. Porém, com foco, determinação e comprometimento, é possível mantermos a produtividade e o desenvolvimento com qualidade das atividades anteriormente realizadas no escritório e, assim, assegurarmos aos nossos clientes e colaboradores a entrega de um trabalho com excelência. Além disso, contribuiu de forma positiva com o cenário atual, auxiliando à sociedade na contenção da COVID-19. Danielli, auxiliar administrativo.

O alinhamento interno é um outro viés essencial na gestão de equipes virtuais. Ao trabalhá-lo no cotidiano do escritório, nos faz querer estimar os momentos, os valores e as decisões de cada colaborador da equipe e nos torna capazes de estimular o desenvolvimento de suas potencialidades ao máximo, e também a nos enxergarmos como líderes engajados com o processo de aprendizagem contínuo a que todos se ocupam. Para tal, o trabalho não cessa, e interpretando o pensamento de Goleman*, é mister mantermos “o foco interno, que nos coloca em sintonia com nossas instituições, nossos valores principais e nossas melhores decisões; o foco no outro, que facilita as ligações com as pessoas das nossas vidas; e, ainda assim, o foco externo, que nos ajuda a navegar pelo mundo que nos rodeia” e entregarmos um trabalho de excelência à sociedade. Josikelle, gestora de controladoria jurídica. A minha experiência com o home office foi, a princípio, de desafio. Com o trabalho à distância ganha-se mais tempo, mas também se exige-se mais disciplina. O trabalho do dia a dia, em tese, possui mais tempo para ser cumprido, e cabe a cada um organizar-se da maneira mais confortável possível. O desafio foi justamente encontrar essa posição alinhada, ajustando rotina e tempo livre, sem abusar de nenhum dos dois. Uma vez que se encontra o ponto de equilíbrio no home office, é possível otimizar a gestão no tempo, para que a rotina não seja uma grade rígida e infindável, e o tempo ganho possa ser aproveitado para outras atividades, que não apenas profissionais. Por conseguinte, as horas trabalhadas se tornam mais produtivas, e o tempo livre mais proveitoso. Sarah, estagiária.

A minha contratação como estagiário pelo escritório Montanha, Alcântara ocorreu após o início do distanciamento social em razão do COVID-19. Todo o processo de contratação, incluindo as entrevistas, ocorreram por meios digitais, e se mostrou incrivelmente funcional! A videoconferência de boas-vindas com a equipe foi bastante calorosa! O estágio mostra-se promissor, e o treinamento à distância supre as necessidades, não representando qualquer obstáculo ao meu processo de aprendizagem. A expectativa é que eu consiga exercer minhas funções com a mesma qualidade e eficiência como se estivesse no ambiente físico de trabalho, ampliando meus conhecimentos. Lorenzo, estagiário.

O Montanha Alcântara, mais uma vez, esteve à frente das necessidades do mercado e se organizou para enfrentar e superar os desafios atuais.